Een correspondentieadres is het adres waarop uw post binnenkomt. Dat hoeft niet het adres te zijn waar u werkt. In het Handelsregister van de KVK heet dat adres officieel het postadres. Hieronder leest u wat het verschil is met een bezoekadres, wanneer u een apart postadres nodig heeft en welke regels de KVK stelt.
Wat is een correspondentieadres?
Een correspondentieadres is het adres waarop brieven en pakketten voor uw bedrijf worden bezorgd. Het woord zelf komt niet uit het Handelsregister: de KVK registreert een bezoekadres en eventueel een postadres. U komt de term wel tegen bij de Belastingdienst, banken en verzekeraars, die ermee bedoelen: het adres waarop u post wilt ontvangen. De Belastingdienst heeft er zelfs een apart formulier voor, “Postadres doorgeven”.
Praktisch gezien bedoelen mensen met een correspondentieadres bijna altijd het postadres uit het Handelsregister. Wie ernaar zoekt, wil meestal weten of post op een ander adres mag binnenkomen dan het adres waar het werk gebeurt. Het antwoord daarop is ja.
Zo heet het bij de KVK: bezoekadres en postadres
Elk bedrijf en elke vestiging moet een bezoekadres in het Handelsregister hebben. Dat is de plek waar u het werk uitvoert en waar klanten, leveranciers of de Belastingdienst u kunnen bezoeken. U of uw medewerkers zijn daar regelmatig aanwezig. Een bezoekadres mag geen postbus zijn en moet voorkomen in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen.
Een postadres is optioneel. U geeft het alleen op als uw post ergens anders bezorgd wordt dan op het bezoekadres. Voor een postadres mag u wel een Nederlandse postbus gebruiken. Wilt u weten hoe een apart adres voor uw inschrijving werkt, lees dan de uitleg over het vestigingsadres bij de KVK.
De verschillen op een rij
| Adres | Verplicht? | Postbus toegestaan? | Openbaar in het Handelsregister? |
|---|---|---|---|
| Bezoekadres (vestigingsadres) | Ja, voor elk bedrijf en elke vestiging | Nee | Ja, tenzij het is afgeschermd |
| Postadres (het correspondentieadres) | Nee, alleen als de post elders binnenkomt | Ja, een Nederlandse postbus mag | Ja |
| Postadres na afscherming van het bezoekadres | Ja, en het moet afwijken van het bezoekadres | Ja | Ja |
| Woonadres van een bestuurder of eigenaar | Wordt geregistreerd | Niet van toepassing | Nee, altijd afgeschermd |
| Postbus | Nee | Alleen als postadres | Ja, als u hem als postadres opgeeft |
Wanneer heeft u een apart correspondentieadres nodig?
In drie situaties komt een apart postadres vaak van pas. De eerste is privacy: werkt u vanuit huis, dan is uw bezoekadres in principe openbaar, ook als dat uw eigen woning is. Alleen het woonadres van functionarissen wordt altijd afgeschermd. Laat u het bezoekadres afschermen, dan bent u verplicht een openbaar postadres vast te leggen dat niet hetzelfde is als dat bezoekadres. Hoe dat werkt, staat in het artikel over uw priveadres afschermen bij de KVK.
De tweede situatie is praktisch: u werkt op wisselende locaties of bij klanten, en wilt post op een vast punt ontvangen. De derde is professioneel: u wilt op offertes, facturen en uw website een zakelijk adres tonen in plaats van uw huisadres. Voor die laatste twee is een zakelijk postadres de eenvoudigste oplossing.
Welk bewijs vraagt de KVK?
De KVK wil weten dat u het adres echt mag gebruiken. Voor een bezoekadres vraagt zij een eigendomsbewijs of koopovereenkomst, een kopie van het huurcontract van een zelfstandige ruimte, of een zakelijk huur- of servicecontract als u in een bedrijfsverzamelgebouw zit. Onder voorwaarden volstaat een toestemmingsverklaring.
Voor een postadres gelden dezelfde bewijsstukken, met een uitzondering: heeft u een Nederlandse postbus, dan hoeft u geen bewijs aan te leveren. Zorg dus dat u het contract of de verklaring bij de hand heeft voordat u het adres doorgeeft. Wat een zakelijk adres kost, leest u op de pagina over de kosten van een inschrijfadres.
Adres wijzigen: wat u zelf moet doorgeven
Een adres wijzigen of toevoegen bij de KVK is gratis. U regelt het in Mijn KVK met uw DigiD: kies het bedrijf, pas het adres aan, controleer de gegevens en verstuur. Heeft u geen DigiD, dan kunt u formulier 14 per post opsturen.
Let op een verschil dat vaak misgaat. Wijzigt uw bezoekadres, dan geeft de KVK dat door aan de Belastingdienst. Wijzigt alleen uw postadres, dan moet u dat zelf bij de Belastingdienst melden. Andere organisaties, zoals uw bank, verzekeraar of leveranciers, krijgen een adreswijziging nooit automatisch van de KVK door. Die lijst loopt u dus zelf langs.
Veelgestelde vragen over een correspondentieadres
Is een correspondentieadres hetzelfde als een postadres?
In de praktijk wel. Het Handelsregister kent de term correspondentieadres niet en spreekt van een postadres: het adres waarop uw zakelijke post binnenkomt. Buiten de KVK, bijvoorbeeld bij de Belastingdienst en banken, wordt vaak het woord correspondentieadres gebruikt voor hetzelfde adres.
Mag ik een postbus als correspondentieadres gebruiken?
Ja. Een Nederlandse postbus is toegestaan als postadres in het Handelsregister. Als bezoekadres mag een postbus niet: dat moet een echt adres zijn dat in de Basisregistratie Adressen en Gebouwen staat.
Is een postadres verplicht?
Nee, een postadres is optioneel. U geeft het alleen op als uw post op een ander adres bezorgd wordt dan uw bezoekadres. Er is een uitzondering: laat u uw bezoekadres afschermen, dan is een openbaar postadres wel verplicht en mag het niet gelijk zijn aan het bezoekadres.
Wat kost het om mijn adres bij de KVK te wijzigen?
Niets. Het wijzigen of toevoegen van een adres in het Handelsregister is gratis. U betaalt alleen voor het adres zelf, als u een zakelijk adres of postadres huurt.
Op zoek naar een zakelijk adres voor uw KvK-inschrijving?
Wij verzorgen een zakelijk adres waarmee u zich bij de KVK kunt inschrijven en waarop uw post binnenkomt. Bekijk hoe een vestigingsadres via ons werkt, lees welke voorwaarden voor een inschrijfadres gelden, of vergelijk direct de kosten van een inschrijfadres.
